Efektivní komunikace ve vaší organizaci

Jak výrazně snížit náklady a přitom zvýšit efektivitu komunikace a spolupráce?

Inspirujte se našimi zkušenostmi – aneb co vše lze nasazením daného řešení skloubit:

• Snížení nákladů na cestování a provoz aut – efektivní interní i externí komunikace a spolupráce s využitím web konferencemí (audio/video)
• Snížení poplatků za telefonní služby - díky integraci telefonování, online komunikace a emailu s využitím integrovaného protokolu VoIP (Voice-over Internet Protocol)
• Snížení nákladů na nemovitosti a umožnění mobilnější práce - uvolnění zaměstnanců od pevných pracovních stolů v budovách
• Zvýšení flexibility komunikace a spolupráce mezi zaměstnanci pracujícími na zakázkách či projektech, efektivní způsob předávání informací a školení, rychlé diskuse či semináře s partnery či zákazníky
• Zvýžení časového prostoru zaměstnanců pro komunikaci se zákazníky a práci na zakázkách a projektech (menší čas na cestách)

Co nasazení technologií sjednocené komunikace Microsoft přináší nám:

Jak můžete sami rychle vyzkoušet či požádat o nabídku řešení na míru:

1. Otestování v hostovaném režimu zdarma na 15 dní – žádost o demo účet
2. Pilotní provoz v hostovaném režimu pro několik uživatelů na delší období – informace o službě
3. Lokální implementace ve vaší organizaci – pro konzultaci a nabídku nás kontaktujte na obchod@autocont.cz, 596 159 222

Efektivní komunikace ve vaší organizaci

Opět jste strávili cestou na hodinovou poradu dvojnásobně dlouhý čas? Potřebujete do projektu na 30 minut hlavy tří odborníků z různých lokalit? Trápí vás mailové diskuse s deseti příspěvky kolegů na jedno téma?

Pokud si odpovíte alespoň na jednu z výše uvedených otázek kladně, nezoufejte, tato problematika dnes trápí spoustu organizací. Přesto, že již existuje „Unified Communication“ řešení, jehož implementace v rámci organizace není složitá ani finančně nákladná. Níže uvedené řešení přináší tyto klíčové výhody:

• Vytváří nový způsob komunikace, kdy se telefonní volání stává intuitivní součástí počítačového prostředí
• Podporuje efektivně spolupracující týmy stále mobilnějších pracovníků, kteří mohou pracovat kdykoliv a kdekoliv
• Snižuje stále se zvyšující cestovní výdaje zajištěním nástroje pro interaktivní diskuse, webové konference a školení
• Maximálně využívá existující počítačovou síť a spolupracuje s existujícími pobočkovými ústřednami a staršími telefony
• Zjednodušuje správu, údržba pouze jednoho adresáře pro email, hlasovou poštu, hlasová volání či audio/video konference
• Zajištuje bezpečnost interních podnikových informací a komunikace a přitom umožňuje komunikovat s externími zákazníky

Hlavní stavební kameny řešení

Základními prvky aplikační části jsou produkty Microsoftu: Office Communication Server 2007, Exchange Server 2007, Office Live Meeting 2007, případně RoundTable 2007. Celek dotváří infrastruktura na pozadí a prvky pracoviště koncového uživatele.

MS Office Communications Server 2007
Infrastruktura – stupně funkcionality
Infrastruktura – networking
Pracoviště koncového uživatele

Praktické zkušenosti

Implementace ve firmě AutoCont
Jeden den ve firmě očima manažera
Moderní kanceláře šetří ročně miliony

Microsoft Office Communication Server 2007

Tento produkt spravuje komunikaci včetně zasílání rychlých zpráv, VoIP a pořádání audio a videokonferencí. Zároveň spolu s klientem Office Communicator 2007 zdokonaluje funkci stavu přítomnosti, díky které můžete okamžitě zjistit, zda je daný uživatel dostupný, a následně jej klepnutím kontaktovat prostřednictvím zasílání rychlých zpráv, telefonního hovoru nebo videokonference. Sjednocená komunikace přináší uživatelům ucelené možnosti komunikace bez ohledu na to, kde a jakým způsobem pracují.

Praktické a zajímavé vlastnosti, které by vás měly zaujmout:

• Pro spolupráci s Office Communicatorem je připraven celý systém Microsoft Offi ce, od pracovních prostorů dokumentů v rámci aplikací Microsoft Office Word, Excel a PowerPoint 2007 až po týmové a osobní weby serveru Microsoft Office SharePoint Server
• Každý uživatel, který pracuje na libovolném dokumentu zůstává k dokumentu automaticky přidružen a může využít širokou škálu komunikačních prostředků a kanálů. Pokud například pracujete na sdíleném rozpočtu v aplikaci Office Excel 2007, můžete po několika klepnutích zahájit on-line konverzaci s jedním nebo všemi potřebnými spolupracovníky. Z konverzace je možné kdykoli přejít na telefonický rozhovor nebo audio či videokonferenci. Stačí jediné klepnutí myší, které Vám umožní přesměrovat volání na hlasovou poštu, odpovědět e-mailem či rychlou zprávou, nebo dokonce přijmout hovor.
• Technologie společnosti Microsoft integrované v Office Communicatoru zároveň přináší nové změny v aplikaci Microsoft Office Outlook 2007. Hlasová pošta a faxy jsou doručovány do složky doručené pošty, takže s nimi lze pracovat stejně jako s jakýmkoli e-mailem. Můžete je zařadit do barevných kategorií, přiřadit jim prioritu, připojit je k úkolům nebo je i předat dál.

Licenční politika

Office Communications server 2007 (OCS2007) je licencován jako SERVER + KLIENT. Serverová licence, která umožňuje nainstalovat produkt na server Windows s funkčním ActiveDirectory (AD).
Každý uživatel, nebo zařízení, které k tomuto serveru přistupují pak musejí mít zakoupenu klientskou licenci CAL.
Pro správnou funkci produktu je nutné mít na zřeteli i správné nastavení Proxy serverů a Firewallů v organizaci.

Základní licence pro server:
Office Communications server 2007 Standard
Office Communications server 2007 Enterprise

V čem je rozdíl?
Verze Enterprise je určena pro zákazníky, kteří vyžadují vysokou dostupnost produktu a chtějí eliminovat případný výpadek systému komunikace chybou HW apod. Umožňuje Custerové nasazení produktu.

Základní licence klientského přístupu:

Office Communications server Standard CAL 2007
Základní klientská licence. Uživatel nemá možnost využívat Audio/Video konference více účastníků společně a nepodporuje připojení k telefonním ústřednám.

Office Communications server Enterprise CAL 2007
Plná funkcionalita produktu

Office Communications server External Connector 2007
Licence pro připojení neomezeného počtu účastníků, kteří nejsou zaměstnanci organizace a přistupují k Office Communication serveru z internetu

Pro správné licencování produktu ještě můžete potřebovat :
Office Communicator 2007 (produkt je součástí kancelářské sady Office Pro Plus a vyšší)

Chcete vědět o problematice komunikace více z pohledu společnosti Microsoft – klikněte ZDE

Pracoviště koncového uživatele

Začít se dá naprosto jednoduše - u PC či notebooku na pracovišti využijete integrované reproduktory a mikrofon, komfortnější pro uživatele i okolí bude jistě náhlavová sada se sluchátky a mikrofonem. Tak jak porostou vaše nároky na komunikaci, integraci s telefonní sítí či pořádání konferencí pro více účastníků, tak se může rozšiřovat i škála používaných zařízení. Díky vlastním zkušenostem v interním nasazení doporučujeme přístroje řady Polycom CX.

Polycom CX100 - hlasitý USB komunikátor

• vysoká kvalita zvuku, 360° stereo mikrofony
• vždy po ruce, praktické pouzdro pro přenášení
• cena: 2 690 Kč bez DPH

Polycom CX200 (Catalina) - stolní USB telefon s možností hlasitého poslechu

• vhodný pro stabilní umístění na pracovním stole.
• audio s potlačením echa a autodetekcí hlasu
• režimy - telefonní sluchátko, náhlavní souprava i hlasitý poslech
• cena: 2 890 Kč bez DPH

Polycom CX700 (Tanjay)

• Samostatný VoIP telefon s integrovaným klientem Office Communicator (není již nutné PC)
• 5,7“ barevný dotykový LCD displej se všemi informacemi, volání jedním dotykem
• Integrovaný adresář kontaktů, přesměrování hovorů, prezence uživatelů
• Vhodný pro stabilní umístění v kanceláři, identifikace uživatele otiskem prstu
• Cena: 12 790 Kč bez DPH

RoundTable - zařízení pro Live Meeting

• vhodný jako samostatné audio zařízení pro PSTN konference
• snímá účastníky panoramaticky v 360ti stupních
• vestavěné audio funkce pro potlačení echa
• cena: 89 900 Kč bez DPH

Cisco Unified IP Phone 7941G

Komfortní inteligentní IP telefon pro připojení do sítě, tak i k PC s Gigabit Ethernet porty.

• velký přehledný barevný displej, menu v češtině
• 8 tlačítek pro přímý přístup k linkám s programovatelnými funkcemi
• 4 tlačítka pro výběr funkčního režimu (adresář, nastavení, zprávy, služby)
• zařízení podporuje standard napájení po ethernetu
• jméno a identifi kace volajícího, hovor na lince, ztišení
• cena od 4 990 Kč bez DPH

Různé varianty náhlavních souprav

k dispozici mnoho možností dle kvality (drátové/bezdrátové) od 350 do 6000 Kč bez DPH Upozorňujeme na nové profesionální soupravy Jabra s robustním designem pro každodenní používání a širokopásmovým zvukem:

• Jabra GN2000 USB VOIP náhlavní souprava
• Jabra M5390 Bluetooth souprava (dosah až 70 metrů, až 6 hodin hovoru na jedno nabití, USB bluetooth adaptér pro PC)

Infrastruktura – stupně funkcionality

Řešení je navrženo pro prvotní stupeň využití s nasazením služby zasílání zpráv a interní hlasovou komunikací až po řešení s vysokou dostupností (clustery) a využívá výše popsané klíčové technologie konceptu Unified Communications.

1. Interní komunikace v reálném čase
Server s nasazením služby zasílání zpráv, pokročilou presencí, hlasovou a video komunikací, možností pořádání LiveMeetingu a uchovávání historie komunikace.
Možnost posílání instantních zpráv prostřednictvím Communicatoru není omezena pouze na plain text, ale lze poslat jakýkoliv "rich" text, např. část tabulky z Excelu. Communicator 2007 podporuje práci se skupinami, což se dá velmi dobře využít ve chvíli, kdy potřebujete např. oslovit pouze uživatele ze svého týmu (např. poslat hromadnou instantní zprávu nebo uspořádat webovou konferenci se členy svého týmu). Communicator lze spustit také jako webovou aplikaci ve internetovém prohlížeči (označováno jako Communicator Web Access. Výše uvedené funkcionality mohou využívat také uživatelé v případě, že jsou mimo lokální síť. Jedinou podmínkou je jejich připojení prostřednictvím VPN klienta (např. Citrix nebo Cisco).Doba implemenace 1-2 dny.

2. Externí komunikace - propojení do internetu
Server pro připojení uživatelů z internetu, možnost i anonymního účastníka Live Meetingu, připojení na veřejné služby (MSN, ICQ).
Velice jednoduše je vyřešeno pořádání konferencí s uživateli mimo firmu prostřednictvím serveru, čili řešení je takříkajíc "firewall friendly". Nadále samozřejmě zůstává možnost používání Communicatoru bez nutnosti navazovat VPN připojení obdobně jako je tomu např. u funkce Outlook Anywhere v Exchange 2003/2007, spojení bude transparentní bez ohledu na to, jestli se uživatel připojuje v lokální síti, doma nebo např. na veřejném wi-fi hotspotu. Možná integrace communikatoru a propojení s ostatními IM službami, které např využívají pro své soukromé účely (ICQ, MSN, Live Messenger, AOL Messenger apod, tzn. je možné komunikovat s obchodními partnery, rodinnými příslušníky nebo přáteli. Výhodou je fakt, že veškerá komunikace na public IM služby je kontrolovaná a řízená dle nastavených pravidel. Doba implementace 5-7 dní.

3. Integrace s telefonní ústřednou
Server pro napojení na telefonní ústřednu a umožnění volání do venkovního světa – hybridní brána.
V rámci běžných web konferencí bude možné oprávněným uživatelům zpřístupnit možnost do konference přizvat také jiného účastníka, který není dostupný prostřednictvím klienta MS Communicator. Přizvání do konference bude provedeno prostým vytočením čísla v klientu, resp. vybráním položky telefonního čísla přímo u kontaktu. Volat je možné jak na interní telefonní čísla, tak na čísla telekomunikačních operátorů (pevná i mobilní). Při správné konfiguraci telefonních plánů bude také možné provést směrování příchozích hovorů přímo do klienta MS Communicator a to buď na stejné číslo interní linky které již uživatel má nebo na jiné přidělené číslo.
Nejvíce využívané možnost tohoto řešení využitím Office Live Meeting
je aplikace určená k pořádání webových konferencí. To jsou konference, kde uživatelé sdílejí nějaký obsah (prezentace, video, plochu apod.) a volitelně se mají možnost navzájem vidět a slyšet obdobně jako u A/V konferencí. Tento typ konferencí je určen hlavně pro různé typy školení, prezentací, a to nejenom uvnitř firmy, ale také vůči anonymním uživatelům na internetu. Uspořádání plánované webové konference je obdobné jako uspořádání klasické schůzky v Outlooku. Webovou konferenci je možno kdykoliv nahrát pro pozdější účely. Např. pokud je Live Meeting používán pro školení či prezentace, je ideální vše nahrát a zpřístupnit uživatelům, kteří se zrovna v dané době nemohli školení zúčastnit. Obrazek Integrace telefonních služeb. Doba implementace 3-5 dní.

4. Enterprise nasazení s vysokou dostupností
Dva servery pro interní komunikaci + externí SQL server, rostou I nároky na další komponenty.
Řešení je instalováno jako oblast kritické řešení, pak lze architekturu snadno rozšířit o prvky vysoké dostupnosti. Při výpadku jednoho serveru přebírá další server funkcionalitu a uživatel pracuje dále. Doba implementace 5-7 dní.

Jednotná komunikační infrastruktura a bezpečnost na všech úrovních sítě

Informační a komunikační technologie jsou - nebo by alespoň měly být - prostředkem, nikoliv překážkou při práci uživatelů. Je proto důležité stanovit přijatelné zásady jejich správného a bezpečného používání. Nalezení rovnováhy a meze únosností implementovaných bezpečnostních prvků a použitelností takto zabezpečeného systému je hlavním cílem při hledání vhodné technologie ochrany - informační systém by měl být nejen funkční, ale zároveň bezpečný a informace v něm adekvátně chráněny.

CISCO vám nabízí širokou škálu možností, které zajistí maximální ochranu a využitelnost na všech úrovních:

• Bezpečné připojení k internetu – s pomocí bezpečnostní brány na datovou síť prostřednictvím firewallu, umožňující ochranu před průnikem, filtrováním obsahu a řádu dalších jiných funkcí.
• Detekce hrozby na všech úrovních komunikace - od útoků na komunikační protokoly až po pokusy o zneužití aplikací. Základem je detekční mechanismus pro porovnávání síťového provozu s databází vzorků (tzn. signatury, podobně jako antiviry).
• Analýza síťového provozu, ochrana proti virům, spamům a škodlivému software. Umožňuje vybudovat ochranu přímo na hranicích Vaší sítě a zcela zabránit vstupu škodlivého provozu.

CISCO technologie a jejich aktivní prvky jsou tedy vhodnou volbou pro komplexní komunikační infrastrukturu.

Pro aktivní prvky byla zvolena technologie Cisco. Celkově počet uživatelů v našich regionálních centrech dosahuje nebo mírně přesahuje stovku uživatelů. Také kamerové systémy jsou ve větších budovách a předpokládá se jejich rozšíření pro menší pobočky. Využíváním videokonferencí a také vzhledem k počtům uživatelů a potřebným datovým tokům byly zvoleny jako centrální prvky modulární přepínač Catalyst 4500 a Catalysty 2960.

Pro zabezpečení koexistence více našich divizí AutocoContu na jedné síti, jsou nakonfigurovány virtuální sítě LAN––VLAN. Je realizováno omezení přístupu pro uživatele jednotlivých VLAN. Pro zabezpečení minimálního zpoždění v automatizovaných informačních systémech je použita prioritizace pro tento provoz. Dalšími aplikacemi, které používají jednotnou komunikační infrastrukturu, je IP telefonie, docházkové systémy, kamerové systémy, které si v počtu rozšiřují.

Sjednocenou komunikace je prezentována s pomocí Ofice Communication Server pro využívání IM a videokonferencí. Právě při jejich rozšiřování se ukázala výhoda navrženého řešení.

Přínosy

Navrženým a realizovaným řešením získalo dané regionální centrum:

• sjednocení platformy na technologii Cisco
• jednotnou komunikační infrastrukturu vedoucí ke snížení nákladů na provoz a servis
• úsporu nákladů při budování jednotné komunikační infrastruktury jak v oblasti pasivních prvků, tak i u aktivních technologií
• celkově efektivní využití komunikační infrastruktury

Pro dobrou funkčnost je nutné vždy vybrat kvalitní síťovou infrastrukturu, která optimálně zvládne nároky datových toků a dostatečně pořeší bezpečnost komunikace. Jako možné je další vyjmenování produktů stabilní technologie, a to HP proCurve.

HP proCurve je světově druhý největší dodavatel sítí a pomáhá zákazníkům přizpůsobit se měnícím potřebám. Pro zvýšení bezpečnosti využívá technologii, zvanou „Proaktivní obrana ProCurve ProActive Defense“ – komplexní vize a strategie zabezpečení ProCurve, poskytující spolehlivou síťovou infrastrukturu, která je odolná vůči hrozbám, ovladatelná pro příslušné účely a schopná ochránit data a integritu všech uživatelů. Toto zajišťujeme pomocí tří pilířů:

Proaktivní – precizní kontrola přístupu společně s centrálně řízeným nastavením pravidel přímo na krajních prvních
Obrana – zabudovaná kontrola síťové imunity a plná reakci na události prováděná plně inteligentními krajními prvky sítě

Proč Autocont

AutoCont CZ a.s. patří mezi přední partnery společnosti Microsoft a disponuje množstvím certifi kovaných specialistů po celém území ČR. Jako jeden z prvních partnerů v regionu disponuje statutem Voice-Ready partner for Microsoft Unified Communications.

Ověřte si to, co vám nabízíme návštěvou na jakémkoliv obchodním zastoupení AutoCont - dané řešení je tam v ostrém provozu.

Soutěž

Anketa pro IT správce a IT manažery - Váš názor nás zajímá

Zavolejte nám do 22.9. na telefon 596 152 222 svůj názor či dotaz k tomuto řešení (či další nabídce z katalogu, která vás zaujala) a získejte luxusní 3G komunikátor HP iPAQ 614c v ceně 10 000 Kč. Tuto cenu získá 1 vylosovaný, dalších 5 oceníme stylovým dárkem AutoCont.

Buďte první ve vaší organizaci, kdo odstartuje videovolání !

Připravujeme odměnu pro IT správce/manažery prvních zákazníků daného řešení do konce roku ve formě web kamer LifeCam (modely NX 6000 a další). Detailní informace u našich obchodníků či v dalších komunikacích AutoContu na toto téma.

Praktické zkušenosti – implementace ve firmě AutoCont

Prodejní a servisní síť společnosti AutoCont CZ a.s. tvoří pět regionálních center a rozsáhlá pobočková síť. Cílem projektu implementace Microsoft Offi ce Communications Server 2007 (dále OCS) s propojením na stávající Microsoft Exchange Sever bylo zkvalitnění a zjednodušení spolupráce a komunikace zaměstnanců s podporou sdílení dat.

Co se u nás díky tomu změnilo?

• méně často cestujeme - neztrácíme čas přejížděním mezi lokalitami a počet ujetých km u služebních aut výrazně klesl
• Častěji komunikujeme - Live Meeting umožňuje operativní schůzky menších týmů v různých lokalitách, nemusíme řešit přepravu lidí na schůzky
• Záznamy z porad - v rámci Live Meeting schůzky se vytváří zápis (který je sdílený) a po ukončení schůzky se rozesílá ihned všem účastníkům
• Integrace s MS Outlook - plánování schůzek a konferencí jednoduše a v prostředí, které denně používáme
• Videokonference - díky USB kamerám se navzájem také vidíme
• Zasílání rychlých zpráv - bezpečná a rychlá výměna zpráv mezi zaměstnanci (Instant messaging)
• Lepší vzdělávání - pravidelná interní obchodní a technická školení. Audio-video záznam ze školení je uložen na SharePoint portálu. Může si jej kdokoliv a kdykoliv znovu spustit.
• Co se u nás změnilo? Jeden den ve firmě AutoCont očima manažera

Má to jednu nevýhodu: Neuvidíme tak často krásy české krajiny při služebních cestách.

Shrnutí:

Ušetřený čas kolegů a přitom častější komunikace mezi kolegy je výraznou vizitkou daného řešení.

Jeden den ve firmě AutoCont očima manažera

Jeden z manažerů firmy nám popsal, jak vypadal dříve jeho jeden obyčejný den a jak vypadá nyní s využitím Live Meeting aplikace.

Loni (2.10.2007):

Nyní (2.10.2008):

• Ráno v 8:00 si v kanceláři v Ostravě dám kávu. A dokončím prezentaci pro odpolední školení
• V 8:30 přečtu si e-maily.
• V systému vidím, že již mí 3 kolegové (se kterými mám v 9:00 schůzku) jsou připojeni do sítě LAN. U 4. kolegy je uvedena informace, že má schůzku, ale od 9:00 bude připojen.
• V 8:55 se připojím do konferenčního systému Microsoft Live Meeting. Kolegové jsou již připojeni. Spouštím prezentaci. Probíhá diskuse. Informace, včetně úkolů ihned zapisuji do dokumentu, který mají všichni zobrazen.
• V 9:50 je porada ukončena. Všem posílám zápis s úkoly.
• Jeden z kolegů má ještě jeden dotaz. Díky „chatu“ si vše vyjasníme.
• Kolegyně mi „volá“ z NB. Díky USB kamer se i vidíme. Koukám, že má dnes moc pěknou halenku. Domlouváme se ještě na jednom projektu a rychle si upřesníme zodpovědnosti obou.
• Od 10:00 do 11:00 mám volněji. Přečtu si e-maily.
• V 11:00 se připojuji na Live Meeting. Zákazník XXX používá také danou aplikaci (poslal jsem mu „identifikační údaje“ pro přihlášení na Live Meeting). Nechávám mu sdílet dokument s nabídkou. Společně si upřesníme informace.
• V 11:30 začínám zpracovávat nabídku pro zákazníka XXX – mám již základní kostru…
• V 12:00 jdu na oběd
• V 12:50 spustím „školení“ přes Live Meeting.
• V 13:00 je připojeno ke školení 6 lidí z 9. 3 se omlouvají (zdrželi u zákazníka). LiveMeeting umožňuje nahrávání. Využívám toho. Kolegové si tak budou moci školení pustit kdykoliv později.
• V 15:30 se ke „školení“ připojuje zástupce Microsoftu, který používá taktéž systém Live Meeting. Z Prahy přes Live Meeting prezentuje novinky produktu Windows Server 2008.
• V 16:00 školení končí.
• V 16:05 posílám všem „web“ odkaz na HTML stránky (zde si mohou kolegové pustit prezentaci ze záznamu).
• 16:10 pokračuji na nabídce pro zákazníka XXX.
• 16:45 mám nabídku zpracovanou.
• V 17:00 odcházím domů. Jsem plně spokojen – během dne jsem stihnul vše, co jsem měl naplánované. A nemusel jsem trávit čas jízdou v autě mezi Ostravou a Brnem.

Moderní kanceláře šetří ročně miliony

Společnost AutoCont CZ a.s. se v Brně přestěhovala do nové kancelářské budovy. Moderní kancelářské prostory, které poskytují teamu pracovníků zázemí upoutají na první pohled. Na jednotlivých pracovištích vás zaujme absence běžných telefonních přístrojů na pracovním stole a přítomnost moderních zařízení Microsoft RoundTable pro videokonference v jednacích místnostech. Celé regionální centrum Brno využívá od počátku dubna 2009 ke komunikaci se zákazníky a dalšími pobočkami společnosti Sjednocené komunikace (Unified Communications). Základními stavebními kameny tohoto řešení se stala softwarová platforma Microsoft a hardwarová infrastruktura Cisco. Pracovníci nyní denně v praxi využívajíprodukty Exchange 2007 a Office Communications Server 2007.

Co je sjednocená komunikace?

„Technologie Microsoft pro sjednocenou komunikaci napomáhají vzájemné komunikaci mezi lidmi a organizacemi bez ohledu na médium, platformu, zařízení nebo umístění. Jedná se o produkty, které obsahují řešení pro e-mail a kalendáře, zasílání rychlých zpráv (IM) a sdílení informací o stavu uživatele, sjednocené zasílání zpráv, řízení telefonních hovorů uskutečněných přes internet (služba VoIP) a stále více používané audiovizuální webové konference. Hlavními stavebními prvky je platforma Windows s Exchange serverem a Offi ce Communication Serverem,” vysvětlil pojem Unifi ed Communications Martin Hruška ze společnosti Microsoft.

Proč se přistoupilo k realizaci sjednocené komunikace v regionálním centru Brno?

„Naše RC řešilo problém s plánovanou rekonstrukcí prostor na Kounicově ulici. Vzhledem k množství zaměstnanců, kteří v Brně pracují, jsme zvolili variantu přestěhování celého obchodního zastoupení do nových kancelářských prostor. Takové stěhování vedle přemístění jednotlivých pracovišť našich obchodních specialistů a divizí si vyžádalo i zásadní obměnu serverového zázemí Informačních a komunikačních technologií, které používají naši pracovníci ke své práci,” objasňuje Martin Stejskal, ředitel RC Brno. „Rozhodli jsme se používat ve velké míře nové technologie, které nám přes počáteční investici zajistí rychlou návratnost a budoucí úsporu běžných provozních nákladů, především na poplatcích za telekomunikaci a provoz vozidel.”

Jak vypadá používání v praxi?

Sjednocenou komunikaci (Unifi ed Communications) využívá ve společnosti AutoCont více jak 770 zaměstnanců působících po území celé České a Slovenské republiky. Exchange server 2007 umožňuje všem pracovníkům číst si svoji elektronickou poštu nejenom v zaměstnání, nebo na svých mobilních telefonech, ale i pomocí webového rozhraní, které je součástí serveru, na jakémkoliv počítači připojeném do internetu. Pracovníci tak mohou reagovat velmi rychle na dotazy svých kolegů, ať jsou kdekoliv, nebo si mohou vyžádat konzultaci od kolegů. Veškerá komunikace je tak šifrována a zabezpečena proti případnému zneužití. Elektronická komunikace patří mezi základní prvek styku s našimi zákazníky. Denně pomocí e-mailu dostáváme velké množství informací od našich obchodních partnerů, naši zákazníci nám zasílají požadavky na cenové kalkulace produktů, nebo řešení. Žádají nás o různé informace, konzultace a upřesnění. Používání e-mailu je denní rutina každého pracovníka. Vedle toho nám pomáhají funkce Kalendáře plánovat efektivně pracovní dobu jednotlivců, svolávat schůzky, porady, nebo organizovat obsazení zasedaček, sdílených automobilů, projekční techniky apod.

Office Communication Server je oproti tomu pro mnoho zaměstnanců příjemnou novinkou. Ve fi rmě jsme jeho využití ověřovali od roku 2008 a sloužil hlavně pro rychlé zasílání zpráv mezi jednotlivými pracovníky, nebo pro videokonference. Na RC Brno je integrován s telefonní ústřednou umístěnou v datovém centru Ostrava.

Místo klasického telefonu, který až na pár výjimek v Brně nenajdete, používají pracovníci náhlavní soupravy připojené ke svým pracovním notebookům. Výhodou je, že i když si přemístíte pracoviště, zůstane Vám zachováno Vaše telefonní číslo. Dá se říct, že vás následuje všude, kam se v rámci AutoContu připojíte do sítě LAN, nebo všude kde se připojíte do internetu. Pokud však přece jen často cestujete, máte možnost si nechat zaslat zanechaný hlasový vzkaz (záznamník) na Váš e-mail, nebo Vám dojde do poštovní schránky oznámení, kdo se Vám v kolik hodin snažil dovolat a zastihl vás. Práce s tímto typem komunikace je velmi jednoduchá, příjemná a nevyžadovala žádné speciální zaškolení pracovníků.

Obrovskou výhodou a úsporou je využívání možností videokonferencí. Představa cesty po dálnici D1 do Prahy na školení, nebo poradu byla vždy plná očekávání. Přijedu včas, nezdržím se někde v koloně u dopravního omezení nebo havárie? Stojí mi opravdu za to být pět hodin v autě, kvůli dvěma hodinám jednání? A to jedeme z Brna! Což teprve kolegové z Ostravy, nebo Karlových Varů?

Dnes to již umíme zorganizovat jinak. Pomocí elektronické pošty rozešleme pozvánku na poradu, nebo školení. Kolegové se připojí ze svých pracovišť nebo domova a mohou sledovat, dotazovat se a připomínkovat vše jako by byli osobně přítomni v místě konání. Také je-li potřeba, lze takové školení zaznamenat a můžete jej kdykoliv shlédnout zpětně.

Navíc lze kdykoliv diskutovat mezi jednotlivci, nebo řešitelským týmem nad dokumenty, připomínkovat je a on-line upravovat.

A finanční úspora? Obrovská! Ušetří se čas pracovníka na cestách a pohonné hmoty. Reálně lze hovořit o sta tisících korun měsíčně.

Zaujalo vás řešení Sjednocené komunikace ve společnosti AutoCont?

Neváhejte a investujte s námi do úspor!

Použité produkty

- Windows Server 2008
- Exchange Server 2007
- Office Communications Server 2007
- Office 2007 Pro Plus, Office Communicator 2007
- různá komunikační zařízení - viz níže

RoundTable - zařízení pro Live Meeting

- vhodný jako samostatné audio zařízení pro PSTN konference
- snímá účastníky panoramaticky v 360ti stupních
- vestavěné audio funkce pro potlačení echa
- cena od 89 990 Kč bez DPH

Cisco Unified IP Phone 7941G

Komfortní inteligentní IP telefon pro připojení do sítě, tak i k PC s Gigabit Ethernet porty. - velký přehledný barevný displej, menu v češtině
- 8 tlačítek pro přímý přístup k linkám s programovatelnými funkcemi
- 4 tlačítka pro výběr funkčního režimu (adresář, nastavení, zprávy, služby)
- zařízení podporuje standard napájení po ethernetu
- jméno a identifi kace volajícího, hovor na lince, ztišení
- cena od 4 990 Kč bez DPH

Různé varianty náhlavních souprav

- k dispozici mnoho možností dle kvality (drátové/bezdrátové) od 350 do 6000 Kč bez DPH Upozorňujeme na nové profesionální soupravy Jabra s robustním designem pro každodenní používání a širokopásmovým zvukem:
- Jabra GN2000 USB VOIP náhlavní souprava
- Jabra M5390 Bluetooth souprava (dosah až 70 metrů, až 6 hodin hovoru na jedno nabití, USB bluetooth adaptér pro PC)